Une entreprise peut devoir limiter les personnes autorisées à créer, modifier ou supprimer des dossiers projet importants.
Logiciel de workflow d’approbation pour le BTP
Workflows et approbations de chantier,
sous contrôle
Définissez des règles d’approbation claires pour les projets, photos de chantier, matériaux et accès des équipes. Avec Construkt, propriétaires et administrateurs examinent certaines actions avant leur prise d’effet.
Contrôler sans ralentir
Les actions importantes doivent être encadrées sans ralentir le chantier
Toutes les actions de chantier ne présentent pas le même risque. Une mise à jour courante ne doit pas suivre le même processus que la suppression d’un dossier projet, la modification d’une photo officielle ou l’admission d’un nouveau membre.
Les photos de chantier peuvent faire partie du dossier des travaux et nécessiter une protection contre toute modification ou suppression non approuvée.
Les matériaux peuvent nécessiter la validation qualité d’un responsable après leur livraison.
Les propriétaires peuvent vouloir examiner les demandes par code d’accès avant d’autoriser l’entrée dans l’entreprise.
Les décisions prises dans des messages informels sont plus difficiles à retracer.
Construkt applique les règles d’approbation uniquement aux actions compatibles choisies par l’entreprise. Il ne s’agit pas d’un moteur d’approbation universel pour toutes les fonctions ou décisions opérationnelles.
La règle de base
Que sont les workflows et approbations de chantier ?
Un workflow est une règle d’entreprise qui désigne une action compatible soumise à examen et le rôle chargé de décider si elle peut être exécutée.
Nom et description
Donnez au workflow un objectif clair, compréhensible par les propriétaires, administrateurs et équipes terrain.
Type de ressource
Choisissez la ressource compatible à contrôler : Projet, Photo, Matériau ou Utilisateur.
Action déclenchante
Sélectionnez Créer, Modifier ou Supprimer lorsque l’action est compatible avec la ressource choisie.
Rôle de l’approbateur
Désignez le rôle Propriétaire ou Administrateur pour examiner les demandes correspondantes.
Actif ou inactif
Activez ou désactivez une règle sans supprimer sa configuration.
Délai d’approbation facultatif
Définissez le nombre de jours associé à l’expiration d’une demande en attente et à la politique d’approbation affichée par le produit.
Une entreprise ne peut avoir qu’un workflow par combinaison ressource-action. Elle ne peut, par exemple, configurer deux workflows distincts de création de photo. Il s’agit d’approbations à une seule étape fondées sur les rôles, pas de chaînes arbitraires à plusieurs étapes.
Types de workflows compatibles
Encadrer les actions importantes dans toute l’entreprise
Chaque workflow couvre une décision pratique précise. Seules les combinaisons compatibles ci-dessous doivent être considérées comme soumises à approbation.
Workflows de projet
Soumettez à approbation les actions compatibles sur les projets de construction ou interventions de maintenance.
- Créer : le projet n’est créé qu’après approbation de la demande.
- Modifier : les modifications compatibles d’un projet existant restent en attente jusqu’à approbation.
- Supprimer : la suppression attend l’approbation avant d’être exécutée.
Workflows de photo
Protégez les modifications compatibles apportées aux photos qui alimentent le dossier projet.
- Créer : une photo de chantier attend l’approbation avant d’intégrer le dossier projet officiel.
- Modifier : les modifications compatibles des métadonnées, comme les notes ou la catégorie documentaire, attendent l’approbation.
- Supprimer : la suppression est soumise à examen, sous réserve des règles applicables de verrouillage du projet.
Workflow de matériau
Enregistrez immédiatement une livraison tout en laissant son contrôle qualité en attente.
- Créer : la fiche matériau est enregistrée immédiatement, mais reste non contrôlée tant qu’un approbateur autorisé ne l’a pas validée.
Workflow d’utilisateur
Examinez les accès demandés avec le code d’accès de l’entreprise.
- Créer : lorsque l’approbation par code est activée, l’inscription crée une demande d’adhésion au lieu d’accorder immédiatement tous les droits de membre.
Toutes les ressources ne prennent pas en charge toutes les actions. En particulier, la création d’un matériau n’est pas bloquée : la fiche est enregistrée et l’approbation contrôle son statut de validation qualité.
Approbations en attente
Un seul endroit pour examiner les demandes en attente
Lorsqu’une personne non habilitée effectue une action couverte par un workflow actif, Construkt prépare une demande pour un propriétaire ou administrateur autorisé.
- 1
Construkt crée une demande en attente liée au workflow correspondant.
- 2
La demande conserve les données nécessaires pour exécuter l’opération prévue après approbation.
- 3
L’entreprise reçoit une notification indiquant qu’une approbation est requise.
- 4
Le membre demandeur est informé que l’action a été soumise à examen.
- 5
La demande apparaît dans la file partagée avec le contexte utile : projet, photo, matériau, demandeur et action.
Approuver
Construkt enregistre l’approbation et tente d’exécuter l’action conservée. Pour une demande de création, l’enregistrement réel est créé après approbation.
Refuser
La demande est clôturée sans exécuter l’action de création, modification ou suppression sous-jacente.
Si l’approbation est enregistrée mais que l’exécution échoue, Construkt peut signaler que l’approbation a réussi mais pas l’action. Les propriétaires ou administrateurs autorisés dont le rôle correspond au workflow peuvent exécuter directement les actions couvertes sans les soumettre à leur propre file.
Un autre modèle d’approbation
Contrôler la qualité des matériaux sans bloquer leur enregistrement sur le chantier
Une livraison doit être consignée dès son arrivée, même si l’entreprise exige qu’un responsable en vérifie la qualité.
- La fiche matériau est enregistrée immédiatement.
- Elle reste indiquée comme non contrôlée tant que l’approbation est en attente.
- Un approbateur autorisé peut valider le contrôle qualité en attente.
- L’approbation enregistre le statut du contrôle qualité, l’horodatage et l’approbateur.
Exemple
Des fournitures électriques arrivent sur le chantier
Un membre de l’équipe enregistre la livraison afin qu’elle soit visible dans le projet. Un propriétaire ou administrateur responsable contrôle ensuite les matériaux et valide leur statut qualité.
Construkt consigne le workflow et la validation. Il n’inspecte pas automatiquement les matériaux, ne vérifie pas les certifications et ne prend pas la décision technique sur leur qualité.
Accès à l’entreprise
Contrôler qui rejoint l’entreprise
Les paramètres de l’entreprise peuvent imposer un examen lorsqu’une personne s’inscrit avec son code d’accès.
- L’inscription soumet une demande d’adhésion.
- La personne ne devient pas immédiatement membre à part entière.
- La demande apparaît dans la boîte d’approbation partagée.
- Un propriétaire ou administrateur peut l’approuver puis finaliser l’adhésion et l’attribution du rôle.
Workflows Enterprise
La création et la gestion de règles configurables de Workflows et approbations sont réservées à l’offre Enterprise.
Approbation par code d’accès
Les petites entreprises peuvent activer l’approbation par code dans leurs paramètres sans disposer de toute la fonction de configuration Enterprise.
L’approbation des adhésions par code utilise la file d’approbation partagée. Cela ne signifie pas que toutes les méthodes d’invitation ou d’inscription exigent automatiquement une approbation.
Administration des workflows
Configurer et gérer les règles d’approbation
Dans l’offre Enterprise, propriétaires et administrateurs peuvent créer, modifier, activer, désactiver et supprimer des règles. La configuration détermine ce qui doit être examiné ; la file d’approbation sert à prendre chaque décision.
- 01
Sélectionner la ressource
Choisissez Projet, Photo, Matériau ou Utilisateur.
- 02
Choisir l’action
Sélectionnez un déclencheur compatible : Créer, Modifier ou Supprimer.
- 03
Définir l’approbateur
Exigez le rôle Propriétaire ou Administrateur.
- 04
Décrire la règle
Ajoutez un nom clair, une description et, si nécessaire, un délai d’approbation.
- 05
L’activer
Activez le workflow lorsque l’entreprise est prête à l’utiliser.
Le délai d’approbation facultatif est enregistré comme un nombre de jours associé à l’expiration des demandes en attente et à la politique indiquée par le produit. Aucun autre mécanisme d’escalade n’est revendiqué ici.
Rôles et traces
Rôles, journaux d’audit et gouvernance de l’entreprise
Les règles d’approbation ajoutent un point de décision à certaines actions, tandis que le journal d’audit peut conserver séparément une trace des activités pertinentes.
Gestionnaires des workflows
Les propriétaires et administrateurs gèrent la configuration des workflows Enterprise.
Approbateurs autorisés
Le workflow désigne Propriétaire ou Administrateur ; les personnes dont le rôle correspond peuvent examiner la demande.
Journaux d’audit Enterprise
Lorsque cette fonction est compatible, le journal d’audit peut fournir une trace supplémentaire des actions et activités de workflow pertinentes.
Les approbations déterminent si une action compatible peut être exécutée. Les journaux d’audit aident à consigner l’activité pertinente. Construkt ne prétend pas que chaque action est enregistrée dans toutes les offres, que les traces sont immuables ou que les approbations garantissent la conformité réglementaire.
Dans Construkt
Comment les workflows s’intègrent au reste de Construkt
Les workflows d’approbation se rattachent à des fonctions précises sans les fusionner dans un processus générique.
Projets et interventions de maintenance
Les actions compatibles de création, modification ou suppression peuvent nécessiter une approbation.
Photos de chantier
Les imports, modifications de métadonnées et suppressions compatibles peuvent être soumis à examen.
Matériaux
La création d’un matériau peut nécessiter une validation qualité tout en enregistrant immédiatement sa fiche.
Accès de l’équipe
Les demandes par code d’accès peuvent nécessiter l’approbation d’un propriétaire ou administrateur lorsque le paramètre est activé.
Journaux d’audit et rapports
Des outils documentaires complémentaires aident les équipes à comprendre et consigner l’activité du projet.
Les imports de documents et plans du projet ne sont pas régis par les workflows décrits ici. Les rapports générés sont également distincts des demandes d’approbation.
Découvrir le workflow complet des opérations de chantier Construkt →Exemples pratiques
Deux workflows d’approbation en pratique
Protéger les dossiers projet
Une entreprise active l’approbation de la suppression d’un projet. Un membre demande la suppression, puis un propriétaire ou administrateur autorisé examine la demande dans Approbations en attente avant de l’accepter ou de la refuser.
Enregistrer les matériaux et confirmer leur qualité
Un membre enregistre une livraison. La fiche reste visible mais non contrôlée jusqu’à ce qu’un approbateur autorisé l’examine et consigne les détails de la validation.
Pour qui ?
Pour les entreprises qui exigent des responsabilités claires
Les Workflows et approbations aident les équipes à examiner certaines actions sans transformer Construkt en ERP, système de gestion de la qualité ou plateforme de conformité réglementaire.
- Propriétaires et administrateurs d’entreprises de construction
- Chefs de projet
- Conducteurs de travaux et chefs d’équipe
- Équipes documentant les travaux avec des photos
- Entreprises exigeant une validation de la qualité des matériaux
- Entreprises contrôlant l’arrivée de nouveaux membres
FAQ
Questions sur les workflows et approbations de chantier
Qu’est-ce qu’un workflow d’approbation de chantier ?
C’est une règle d’entreprise qui désigne une action de chantier compatible soumise à examen et le rôle Propriétaire ou Administrateur chargé de l’approuver ou de la refuser.
Une entreprise peut-elle imposer une approbation avant de supprimer un projet ?
Oui. Un workflow actif de suppression de projet peut retenir la demande de suppression d’un projet ou d’une intervention de maintenance jusqu’à la décision d’un approbateur autorisé.
Les photos de chantier peuvent-elles nécessiter une approbation avant ajout ou modification ?
Oui. Les workflows compatibles de création et modification de photo peuvent soumettre une nouvelle photo ou un changement de métadonnées à examen. La suppression peut aussi nécessiter une approbation, sous réserve des règles de verrouillage du projet.
Comment fonctionne l’approbation qualité des matériaux ?
La fiche matériau est enregistrée immédiatement mais reste non contrôlée. Un approbateur autorisé examine la demande et peut consigner le statut du contrôle, l’heure et l’approbateur.
Qui peut approuver les demandes de workflow dans Construkt ?
Le workflow désigne Propriétaire ou Administrateur comme rôle d’approbation. Les personnes dont le rôle correspond peuvent examiner la demande.
Les nouveaux membres peuvent-ils devoir être approuvés avant de rejoindre l’entreprise ?
Oui. Lorsque l’approbation par code est activée, l’inscription crée une demande dans la file partagée au lieu d’accorder immédiatement tous les droits. Ce paramètre peut être disponible sans la configuration Enterprise complète.
L’approbation exécute-t-elle automatiquement l’action ?
Construkt enregistre l’approbation et tente d’exécuter l’action conservée. En cas d’échec, le produit peut signaler que l’approbation a réussi mais pas l’action. L’exécution garantie n’est pas promise.
Quelle offre Construkt inclut la configuration des workflows ?
La création et la gestion de règles configurables de Workflows et approbations sont réservées à l’offre Enterprise. L’approbation des adhésions par code est un paramètre distinct utilisable par de petites entreprises.
Puis-je désactiver un workflow sans le supprimer ?
Oui. Une règle peut être activée ou désactivée sans supprimer sa configuration.
Les imports de plans utilisent-ils les mêmes workflows d’approbation ?
Non. Les imports de documents et plans ne sont pas régis par les workflows Projet, Photo, Matériau et Utilisateur décrits sur cette page.
Gardez les décisions importantes du chantier sous contrôle
Définissez avec Construkt des règles d’approbation claires pour les modifications de projet, photos de chantier, contrôles des matériaux et accès à l’entreprise.
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